Vad bör man tänka på när man organiserar ett mentorprogram?

Praktisk checklista för arrangörer av mentorskapsprogram: från syfte, rekrytering och matching till kvalitetsstandarder, verktyg, monitorering och utvärdering.

Ett mentorskapsprogram kan vara ett mycket effektivt verktyg för att utveckla medarbetare, studenter, organisationsmedlemmar eller hela communities. Det räcker dock inte att bara koppla ihop mentorer och mentees för att nå de önskade resultaten.

Ett bra mentorskapsprogram bör utformas som en sammanhållen process – från att definiera syfte och regler, via rekrytering och matching, till att förbereda deltagarna, följa relationerna och utvärdera resultaten.

Det är särskilt viktigt att hålla en hög standard i mentorskapet. Även mycket erfarna mentorer och motiverade mentees kan missa programmets fulla potential om de inte vet hur en bra mentorrelation bör fungera, vilka roller båda parter har och vilka verktyg och tekniker de kan använda under sessionerna.

Vad bör man då tänka på när man planerar ett mentorskapsprogram?

1. Börja med frågan: varför organiserar vi mentorskap?

Ett vanligt misstag är att börja med mentorrekrytering eller val av verktyg. Först bör programmets syfte definieras.

Ett mentorskapsprogram kan bland annat användas för att:

• utveckla medarbetarnas kompetenser,
• förbereda talanger för nya roller och utveckla framtida ledare,
• överföra kunskap mellan mer och mindre erfarna personer,
• stödja särskilda grupper av medarbetare,
• öka retention och engagemang,
• bygga en kultur av kunskapsdelning,
• stärka communities,
• stödja studenters och nyutexaminerades karriärutveckling,
• bidra till en stiftelses, förenings eller branschorganisations uppdrag.

Programmets syfte påverkar nästan alla efterföljande beslut: målgrupp, rekrytering, kriterier för val av mentorer, matchingregler, programmets längd och hur resultat mäts.

Svara därför tidigt på frågor som: Vad vill vi uppnå? Vem är programmet till för? Vilka utvecklingsbehov ska det möta? Vilka mentorer behöver vi? Hur länge ska det pågå, och hur vet vi att det har lyckats?

2. Utforma hela processen – inte bara rekrytering och matching

Ett mentorskapsprogram kan lätt reduceras till rekrytering → matching → några möten → slututvärdering. Ett professionellt program kräver däremot att hela deltagarresan planeras.

Planera bland annat:

• programmets regler, ramar och tidsplan,
• rekrytering, behörighetskriterier och vilka uppgifter som samlas in från mentorer och mentees,
• förberedelse av båda deltagargrupperna,
• kriterier och process för matching,
• hur paren startar samarbetet och ett mentorskapsavtal,
• arbete med mål och förväntad mötesfrekvens,
• kommunikation, material och stödverktyg,
• aktiviteter för att hålla engagemanget uppe och rutiner vid problem,
• monitorering, utvärdering och ett formellt avslut.

Då blir mentorskapet en strukturerad utvecklingsprocess i stället för en samling lösa relationer.

För en mer detaljerad genomgång av stegen kan du läsa ”Mentorskapsprogram i ett företag – hur man utformar, inför och utvecklar det? En praktisk HR-guide”. Det är ett bra komplement för arrangörer som vill gå igenom hela processen steg för steg.

3. Välj rätt deltagare, inte bara många deltagare

Många ansökningar är inte i sig ett mått på kvalitet. För mentorer bör yrkeserfarenhet inte vara det enda kriteriet.

En bra mentor behöver relevant kunskap och erfarenhet, men också förmågan att stödja en annan persons utveckling utan att ta över ansvaret för personens beslut.

Bedöm motivation, vilja att träffas regelbundet, aktivt lyssnande, förmåga att ställa frågor och ge feedback, öppenhet för andra perspektiv och erfarenhet som passar potentiella mentees behov.

Mentees behöver på samma sätt ett verkligt utvecklingsbehov, motivation och vilja att delta aktivt.

4. Förbered matchingen extra noggrant

Matching är en av programmets känsligaste faser. Det bör inte bara handla om att para ihop en mentees befattning med en mentors yrkesbakgrund.

Beroende på programmet bör ni beakta:

• menteens utvecklingsmål,
• mentorns kompetens och erfarenhet,
• bransch eller specialisering,
• intressen och förväntningar på processen,
• deltagarnas preferenser och tillgänglighet,
• eventuella intressekonflikter.

Med tiotals eller hundratals deltagare blir manuell matching snabbt tidskrävande. Bestäm redan under rekryteringen vilken information som faktiskt behövs för bra matchningsbeslut.

Inte ens den bästa matchingen garanterar att alla relationer fungerar. Programmet bör förutse detta och tydligt beskriva vem deltagarna kan kontakta, hur problem rapporteras och hur rematching hanteras.

5. Utgå inte från att deltagarna redan vet vad bra mentorskap är

Detta är en av de viktigaste delarna i ett professionellt program. Yrkeserfarenhet innebär inte automatiskt erfarenhet av mentorskap.

En mentor kan vara en utmärkt specialist eller chef och ändå vara osäker på hur en mentorrelation ska faciliteras. En mentee kan i sin tur förvänta sig färdiga svar och direkta instruktioner.

Arrangören bör säkerställa att deltagarna förstår:

• vad mentorskap är och hur det skiljer sig från utbildning, coaching, rådgivning eller ledarskap,
• mentorns och menteens roller,
• vem som ansvarar för mål och menteens beslut,
• hur en bra mentorsession kan se ut,
• varför konfidentialitet, tillit och bra feedback är viktigt.

Lämna inte detta åt slumpen. Ett professionellt program bör minst erbjuda bra introduktionsmaterial och helst onboarding, webinar eller utbildning före start.

6. Ge tillgång till mentorstekniker och verktyg

Att veta vad mentorskap är är bara början. Särskilt förstagångsdeltagare kan helt enkelt inte veta vad de konkret ska göra på nästa möte.

Kvaliteten kan höjas avsevärt genom praktiska verktyg, exempelvis:

• mall för mentorskapsavtal,
• formulär för målformulering,
• stödfrågor och exempelagenda för första sessionen,
• tekniker för problemdefinition och arbete med mål,
• samtalsmodeller och verktyg för självreflektion,
• material om feedback,
• frågor för att utvärdera framsteg och förbereda nästa session.

Höga standarder beror inte bara på deltagarnas kvalitet, utan också på kvaliteten i den miljö som arrangören skapar runt dem.

7. Använd ett mentorskapsavtal

I början bör varje par komma överens om grundläggande spelregler. Avtalet behöver inte vara ett komplicerat juridiskt dokument – huvudsyftet är att tydliggöra förväntningarna.

Kom överens om konfidentialitet, mötesfrekvens och längd, bokning, kontakt mellan sessionerna, båda parters ansvar, anteckningar, förväntat engagemang, feedback samt regler för att avbryta eller avsluta processen.

Sådana överenskommelser förebygger många problem innan de uppstår.

8. Lär deltagarna att arbeta med mål

Mentorskap utan mål kan lätt bli en serie intressanta men osammanhängande samtal. Deltagarna bör gå in i processen med åtminstone en övergripande bild av vad de vill arbeta med.

Arrangören kan stödja med en metod för målformulering, exempel på välformulerade mentorskapsmål, formulär för att dokumentera dem och möjlighet att regelbundet följa upp framstegen.

Uppmuntra paren att återkomma till frågorna: Var var vi i början? Var är vi nu? Vad har förändrats? Vad vill vi fortfarande uppnå?

9. Lämna inte deltagarna ensamma efter matchingen

Ett vanligt problem är intensivt stöd före starten och nästan ingen kontakt efteråt. I verkligheten är matching inte slutet på arrangörens arbete – det är början på själva mentorskapsprocessen.

Följ under programmet om paren har kommit igång, om mötena sker regelbundet, om deltagarna är aktiva, om mål har satts, om problem uppstår och om extra stöd behövs.

Det innebär inte att innehållet i samtalen ska kontrolleras. Konfidentialitet måste vara en grundprincip. Arrangören behöver dock tillräckligt med information för att exempelvis upptäcka att ett par inte träffats på flera veckor och kunna agera i tid.

10. Planera aktiviteter som upprätthåller engagemanget

Ett program som pågår i flera månader kommer naturligt att ha perioder med högre och lägre aktivitet. Regelbunden kommunikation, påminnelser, lärmaterial, extra workshops, community-möten, networking, ett halvtidsmöte, intervision eller supervision för mentorer och konsultationer vid svårigheter kan hjälpa.

Planera också en officiell start och ett officiellt avslut. De skapar struktur, stärker känslan av att delta i ett gemensamt initiativ och ger utrymme för community building.

11. Definiera en kvalitetsstandard för hela programmet

Ett professionellt program bör inte bedömas enbart utifrån antalet skapade par. Definiera en miniminivå som gäller alla.

Den kan omfatta:

• obligatorisk förberedelse och godkännande av programmets regler,
• ett mentorskapsavtal,
• ett definierat mål för processen,
• ett minsta antal eller frekvens av möten,
• tillgång till relevanta material, tekniker och verktyg,
• regelbundet arbete med mål,
• möjlighet till stöd från arrangören,
• utvärdering av processen.

Då beror kvaliteten inte bara på vilken mentor eller mentee någon råkar matchas med.

12. Använd teknik i stället för att hantera allt manuellt

Ett mentorskapsprogram kan drivas med formulär, kalkylark, e-post, presentationer och kalendrar. För små grupper kan det fungera, men när programmet växer ökar också mängden data, meddelanden, möjliga par, sessioner, mål, enkäter och administrativa uppgifter.

Därför kan det vara klokt att använda en dedikerad plattform för mentorskapsprogram som Mentiway.

Mentiway stödjer arrangörer och deltagare genom många steg – från rekrytering och matching via onboarding, mentorskapsavtal och målarbete till sessioner, mentorsverktyg, monitorering och utvärdering. Många moment som annars skulle behöva hanteras manuellt kan automatiseras eller stödjas av systemet.

Det ger också en viktig kvalitetsfördel: deltagarupplevelsen standardiseras. Mentorer och mentees får en gemensam process, regler, material, tekniker och verktyg, medan arrangören kan fokusera på kvalitet och stöd där det verkligen behövs.

Teknik ersätter inte en bra mentor–mentee-relation, men kan skapa bättre förutsättningar för den och minska en stor del av administrationen.

13. Mät resultat, inte bara aktivitet

Antal deltagare och sessioner är användbara indikatorer, men svarar inte i sig på frågan om programmet var effektivt.

Aktivitet

• antal mentorer och mentees,
• antal skapade par,
• antal sessioner och regelbundenhet.

Engagemang och processkvalitet

• deltagarnas aktivitet,
• bedömning av matching och nöjdhet med relationen,
• användning av material och verktyg,
• antal par som behöver stöd.

Resultat

• grad av måluppfyllelse,
• upplevd kompetensutveckling och nytta av den nya kunskapen,
• vilja att delta igen och rekommendera programmet.

Beroende på programmets syfte kan detta kompletteras med mer långsiktiga organisationsmått.

14. Se den första omgången som en datakälla

Den första omgången blir sannolikt inte perfekt – och det behöver den inte vara. Viktigare är att skapa en mekanism som gör det möjligt att lära av erfarenheten.

Efter programmet bör ni granska om målet var rätt definierat, om rätt målgrupp deltog, om mentorer och mentees var tillräckligt förberedda, hur matchingen fungerade, vilka verktyg som saknades, när engagemanget sjönk, hur kommunikationen bedömdes och vad som bör ändras till nästa omgång.

En bra utvärdering gör att varje ny upplaga kan bli bättre än den föregående.

Vad kräver särskild uppmärksamhet? En kort checklista för arrangören

Kontrollera före start att:

• programmet har ett tydligt syfte och en definierad målgrupp,
• hela processen är planerad, inte bara rekryteringen,
• urvals- och matchingkriterierna är tydliga,
• mentorer och mentees förstår sina roller och förbereds,
• det finns tydliga regler och ett mentorskapsavtal,
• deltagarna vet hur man arbetar med mål,
• de har tillgång till mentorstekniker och verktyg,
• det finns en rutin för problem och rematching,
• programmets status kan följas utan att bryta konfidentialiteten,
• aktiviteter för att upprätthålla engagemang är planerade,
• framgångsmått och utvärdering är definierade.

Ett bra mentorskapsprogram kräver en genomtänkt miljö – inte bara att människor kopplas ihop

Arrangörens viktigaste uppgift är inte att kontrollera varje mentorrelation. Den är att skapa förutsättningar för att mentor och mentee ska kunna bygga en värdefull, trygg och utvecklingsinriktad relation.

Det kräver bra programdesign, urval och matching, men också tydliga standarder, kunskap, verktyg, tekniker och stöd genom hela processen.

Ju mer professionellt denna miljö är förberedd, desto mindre beror kvaliteten på slumpen. Då kan mentorskap bli en repeterbar, skalbar och värdefull del av utvecklingen av människor och hela organisationen.