Hvad skal man være opmærksom på, når man organiserer et mentorprogram?

Praktisk tjekliste til arrangører af mentorprogrammer: fra formål, rekruttering og matching til kvalitetsstandarder, værktøjer, monitorering og evaluering.

Et mentorprogram kan være et meget effektivt redskab til udvikling af medarbejdere, studerende, medlemmer af organisationer eller hele fællesskaber. Det er dog ikke nok blot at sætte mentorer og mentees sammen for at opnå de ønskede resultater.

Et godt mentorprogram bør designes som en samlet proces – fra fastlæggelse af formål og regler over rekruttering og matching til forberedelse af deltagerne, opfølgning på relationerne og evaluering af resultaterne.

Det er især vigtigt at sikre høje standarder for mentoringen. Selv meget erfarne mentorer og motiverede mentees kan gå glip af programmets potentiale, hvis de ikke ved, hvordan en god mentorrelation bør fungere, hvilke roller begge parter har, og hvilke værktøjer og teknikker de kan bruge under sessionerne.

Hvad bør man så være opmærksom på, når et mentorprogram planlægges?

1. Start med spørgsmålet: Hvorfor organiserer vi mentoring?

En typisk fejl er at begynde med at rekruttere mentorer eller vælge et værktøj. Først bør programmets formål defineres.

Et mentorprogram kan blandt andet bruges til:

• udvikling af medarbejdernes kompetencer,
• forberedelse af talenter til nye roller og udvikling af fremtidige ledere,
• vidensoverførsel mellem mere og mindre erfarne personer,
• støtte til bestemte medarbejdergrupper,
• øget fastholdelse og engagement,
• opbygning af en kultur for videndeling,
• integration af fællesskaber,
• støtte til studerendes og nyuddannedes karriereudvikling,
• opfyldelse af en fonds, forenings eller brancheorganisations mission.

Programmets formål påvirker næsten alle efterfølgende beslutninger: målgruppe, rekruttering, kriterier for valg af mentorer, matching, varighed og måling af resultater.

Besvar derfor tidligt spørgsmål som: Hvad vil vi opnå? Hvem er programmet for? Hvilke udviklingsbehov skal det adressere? Hvilke mentorer har vi brug for? Hvor længe skal det vare, og hvordan ved vi, om det er lykkedes?

2. Design hele processen – ikke kun rekruttering og matching

Et mentorprogram kan let reduceres til rekruttering → matching → nogle møder → slutmåling. Et professionelt program kræver derimod, at hele deltagerrejsen planlægges.

Planlæg blandt andet:

• programmets regler, rammer og tidsplan,
• rekruttering, adgangskriterier og de data, der indsamles om mentorer og mentees,
• forberedelse af begge deltagergrupper,
• kriterier og proces for matching,
• opstart i parrene og en mentoraftale,
• arbejde med mål og forventet mødefrekvens,
• kommunikation, materialer og støttende værktøjer,
• aktiviteter til at fastholde engagement og en procedure ved problemer,
• monitorering, evaluering og en officiel afslutning.

På den måde bliver mentoring til en struktureret udviklingsproces i stedet for en samling løse relationer.

Hvis du ønsker en mere detaljeret gennemgang af faserne, kan du læse „Mentorprogram i en virksomhed – hvordan designer, implementerer og udvikler man det? En praktisk HR-guide“. Den er et godt supplement for arrangører, der vil gennemgå hele processen trin for trin.

3. Vælg de rigtige deltagere – ikke bare mange deltagere

Mange ansøgninger er ikke i sig selv et kvalitetsmål. For mentorer bør professionel erfaring ikke være det eneste kriterium.

En god mentor har relevant viden og erfaring, men skal også kunne støtte et andet menneskes udvikling uden at overtage ansvaret for vedkommendes beslutninger.

Se på motivation, vilje til regelmæssige møder, aktiv lytning, evnen til at stille spørgsmål og give feedback, åbenhed over for andre perspektiver og erfaring, der matcher potentielle mentees' behov.

Mentees har på samme måde brug for et reelt udviklingsbehov, motivation og vilje til at deltage aktivt.

4. Forbered matchingen særligt grundigt

Matching er en af programmets mest følsomme faser. Det bør ikke blot handle om at koble en mentees stilling med en mentors baggrund.

Afhængigt af programmet bør I tage højde for:

• menteens udviklingsmål,
• mentorens kompetencer og erfaring,
• branche eller specialisering,
• interesser og forventninger til processen,
• deltagernes præferencer og tilgængelighed,
• mulige interessekonflikter.

Ved snesevis eller hundredvis af deltagere bliver manuel matching hurtigt tidskrævende. Afgør allerede under rekrutteringen, hvilke oplysninger der faktisk er nødvendige.

Selv den bedste matching garanterer ikke, at alle relationer fungerer. Programmet bør have en klar procedure og forklare, hvem deltagerne kan kontakte, hvordan problemer rapporteres, og hvordan rematching håndteres.

5. Antag ikke, at deltagerne allerede ved, hvad god mentoring er

Dette er et af de vigtigste elementer i et professionelt program. Professionel erfaring er ikke det samme som erfaring med mentoring.

En mentor kan være en fremragende specialist eller leder og stadig være usikker på, hvordan en mentorrelation faciliteres. En mentee kan omvendt forvente færdige svar og direkte instruktioner.

Arrangøren bør sikre, at deltagerne forstår:

• hvad mentoring er, og hvordan det adskiller sig fra træning, coaching, rådgivning og ledelse,
• mentorens og menteens roller,
• hvem der har ansvaret for mål og menteens beslutninger,
• hvordan en god mentorsession kan se ud,
• hvorfor fortrolighed, tillid og god feedback er vigtige.

Lad ikke dette være tilfældigt. Et professionelt program bør mindst tilbyde gode introduktionsmaterialer og helst onboarding, webinar eller træning før start.

6. Giv adgang til mentoringteknikker og værktøjer

At vide, hvad mentoring er, er kun begyndelsen. Især førstegangsdeltagere kan ganske enkelt ikke vide, hvad de konkret skal gøre på næste møde.

Kvaliteten kan løftes markant ved at stille praktiske værktøjer til rådighed, fx:

• en skabelon til mentoraftale,
• en formular til målsætning,
• hjælpespørgsmål og en eksempelagenda til første session,
• teknikker til problemafgrænsning og målarbejde,
• samtalemodeller og værktøjer til selvrefleksion,
• materialer om feedback,
• spørgsmål til evaluering af fremskridt og forberedelse af næste session.

Høje standarder afhænger ikke kun af deltagernes kvalitet, men også af kvaliteten af det miljø, arrangøren skaber omkring dem.

7. Brug en mentoraftale

Ved starten bør hvert par aftale de vigtigste spilleregler. En mentoraftale behøver ikke være et kompliceret juridisk dokument – den skal først og fremmest afstemme forventninger.

Aftal fortrolighed, mødefrekvens og varighed, planlægning, kontakt mellem sessionerne, begge parters ansvar, noter, forventet engagement, feedback og regler for at trække sig eller afslutte processen.

Sådanne aftaler forebygger mange problemer, før de opstår.

8. Lær deltagerne at arbejde med mål

Mentoring uden mål kan let blive en række interessante, men usammenhængende samtaler. Deltagerne bør gå ind i forløbet med mindst en overordnet idé om, hvad de vil arbejde med.

Arrangøren kan støtte med en metode til målsætning, eksempler på gode mentoringmål, formularer til at registrere dem og mulighed for regelmæssigt at følge fremskridtene.

Opfordr parrene til jævnligt at vende tilbage til spørgsmålene: Hvor var vi ved starten? Hvor er vi nu? Hvad har ændret sig? Hvad vil vi stadig opnå?

9. Lad ikke deltagerne stå alene efter matchingen

Et hyppigt problem er intensiv støtte før opstart og næsten ingen kontakt bagefter. Men matching er ikke afslutningen på arrangørens arbejde – det er begyndelsen på selve mentorforløbet.

Følg undervejs, om parrene er kommet i gang, om møderne finder sted regelmæssigt, om deltagerne er aktive, om mål er defineret, om der opstår problemer, og om der er behov for ekstra støtte.

Det betyder ikke, at man skal overvåge samtalernes indhold. Fortrolighed skal være et grundprincip i relationen. Arrangøren har dog brug for nok information til eksempelvis at opdage, at et par ikke har mødtes i flere uger, og reagere før slutevalueringen.

10. Planlæg aktiviteter, der fastholder engagementet

Et program på flere måneder vil naturligt have perioder med højere og lavere aktivitet. Regelmæssig kommunikation, påmindelser, læringsmaterialer, ekstra workshops, fællesskabsmøder, networking, et midtvejsmøde, intervision eller supervision for mentorer og konsultationer ved problemer kan hjælpe.

Planlæg også en officiel opstart og afslutning. Det giver struktur, styrker følelsen af at være del af et fælles initiativ og skaber plads til community building.

11. Definér en kvalitetsstandard for hele programmet

Et professionelt program bør ikke vurderes alene på antallet af dannede par. Definér et minimumsniveau, der gælder for alle.

Det kan omfatte:

• obligatorisk forberedelse og accept af programmets regler,
• en mentoraftale,
• et defineret mål for forløbet,
• et minimum for antal eller frekvens af møder,
• adgang til relevante materialer, teknikker og værktøjer,
• løbende arbejde med mål,
• mulighed for støtte fra arrangøren,
• evaluering af processen.

Dermed afhænger kvaliteten ikke kun af, hvilken mentor eller mentee man tilfældigvis bliver matchet med.

12. Brug teknologi i stedet for at administrere alt manuelt

Et mentorprogram kan drives med formularer, regneark, e-mails, præsentationer og kalendere. Det kan fungere for en lille gruppe, men når programmet vokser, vokser også mængden af data, beskeder, mulige par, sessioner, mål, spørgeskemaer og administrative opgaver.

Derfor kan det betale sig at bruge en dedikeret platform til mentorprogrammer som Mentiway.

Mentiway understøtter arrangører og deltagere gennem mange faser – fra rekruttering og matching via onboarding, mentoraftale og målarbejde til sessioner, mentoringværktøjer, monitorering og evaluering. Mange opgaver, der ellers skulle håndteres manuelt, kan dermed automatiseres eller understøttes af systemet.

Der er også en vigtig kvalitetsgevinst: deltageroplevelsen standardiseres. Mentorer og mentees får en fælles proces, regler, materialer, teknikker og værktøjer, mens arrangøren kan fokusere på kvalitet og intervenere, hvor der reelt er behov.

Teknologi erstatter ikke en god mentor–mentee-relation, men den kan skabe bedre betingelser for relationen og reducere en stor del af det administrative arbejde.

13. Mål resultater – ikke kun aktivitet

Antal deltagere og sessioner er nyttige nøgletal, men de fortæller ikke i sig selv, om programmet var effektivt.

Aktivitet

• antal mentorer og mentees,
• antal dannede par,
• antal sessioner og mødefrekvens.

Engagement og proceskvalitet

• deltageraktivitet,
• vurdering af matching og tilfredshed med relationen,
• brug af materialer og værktøjer,
• antal par med behov for støtte.

Resultater

• grad af målopfyldelse,
• oplevet kompetenceudvikling og nytte af den opnåede viden,
• villighed til at deltage igen og anbefale programmet.

Afhængigt af formålet kan dette suppleres med mere langsigtede organisatoriske indikatorer.

14. Betragt første udgave som en datakilde

Den første udgave bliver sandsynligvis ikke perfekt – og det behøver den heller ikke være. Det vigtigste er at skabe en mekanisme, der gør det muligt at lære af den.

Efter programmet bør I undersøge, om formålet var godt defineret, om den rette målgruppe deltog, om mentorer og mentees var tilstrækkeligt forberedte, hvordan matchingen fungerede, hvilke værktøjer der manglede, hvornår engagementet faldt, hvordan kommunikationen blev vurderet, og hvad der bør ændres næste gang.

En god evaluering betyder, at hver ny udgave kan blive bedre end den foregående.

Hvad kræver særlig opmærksomhed? En kort tjekliste til arrangøren

Før opstart bør du kontrollere, at:

• programmet har et klart formål og en kendt målgruppe,
• hele processen er designet, ikke kun rekrutteringen,
• kriterierne for udvælgelse og matching er klare,
• mentorer og mentees forstår deres roller og bliver forberedt,
• der findes klare regler og en mentoraftale,
• deltagerne ved, hvordan de arbejder med mål,
• de har adgang til mentoringteknikker og værktøjer,
• der findes en procedure for problemer og rematching,
• programmets tilstand kan følges uden at bryde fortroligheden,
• der er planlagt aktiviteter til at fastholde engagementet,
• succeskriterier og evaluering er defineret.

Et godt mentorprogram kræver et gennemtænkt miljø – ikke bare at mennesker forbindes

Arrangørens vigtigste opgave er ikke at kontrollere hver mentorrelation. Det er at skabe rammerne for, at mentor og mentee kan opbygge en værdifuld, tryg og udviklingsorienteret relation.

Det kræver godt programdesign, udvælgelse og matching, men også tydelige standarder, viden, værktøjer, teknikker og støtte gennem hele forløbet.

Jo mere professionelt dette miljø er forberedt, desto mindre afhænger kvaliteten af tilfældigheder. Så kan mentoring blive en gentagelig, skalerbar og værdifuld del af udviklingen af mennesker og hele organisationen.