Mihin kannattaa kiinnittää huomiota mentorointiohjelmaa järjestettäessä?

Käytännön tarkistuslista mentorointiohjelman järjestäjälle: tavoitteesta, rekrytoinnista ja matchingista laatustandardeihin, työkaluihin, seurantaan ja arviointiin.

Mentorointiohjelma voi olla erittäin tehokas väline työntekijöiden, opiskelijoiden, järjestöjen jäsenten tai kokonaisten yhteisöjen kehittämiseen. Pelkkä mentorien ja menteiden yhdistäminen ei kuitenkaan riitä odotettujen tulosten saavuttamiseen.

Hyvä mentorointiohjelma tulisi suunnitella kokonaiseksi prosessiksi – tavoitteen ja pelisääntöjen määrittelystä rekrytointiin ja matchingiin sekä osallistujien valmisteluun, mentorointisuhteiden seurantaan ja tulosten arviointiin.

Erityisen tärkeää on ylläpitää korkeita mentoroinnin laatustandardeja. Edes erittäin kokeneet mentorit ja motivoituneet menteet eivät välttämättä saa ohjelmasta kaikkea hyötyä, jos he eivät tiedä, miltä hyvä mentorointisuhde näyttää, mitkä ovat osapuolten roolit ja mitä työkaluja ja tekniikoita tapaamisissa voidaan käyttää.

Mihin mentorointiohjelmaa suunniteltaessa kannattaa siis kiinnittää huomiota?

1. Aloita kysymyksestä: miksi järjestämme mentorointia?

Yleinen virhe on aloittaa mentorien rekrytoinnista tai työkalun valinnasta. Ensimmäiseksi pitäisi määrittää ohjelman tarkoitus.

Mentorointiohjelmalla voidaan esimerkiksi:

• kehittää työntekijöiden osaamista,
• valmistaa lahjakkuuksia uusiin rooleihin ja kehittää tulevia johtajia,
• siirtää tietoa kokeneempien ja vähemmän kokeneiden henkilöiden välillä,
• tukea tiettyjä työntekijäryhmiä,
• lisätä sitoutumista ja henkilöstön pysyvyyttä,
• rakentaa tiedon jakamisen kulttuuria,
• vahvistaa yhteisöjä,
• tukea opiskelijoiden ja valmistuneiden urakehitystä,
• edistää säätiön, yhdistyksen tai ammatillisen organisaation tehtävää.

Ohjelman tarkoitus vaikuttaa lähes kaikkiin seuraaviin päätöksiin: kohderyhmään, rekrytointiin, mentorien valintakriteereihin, matching-sääntöihin, kestoon ja tulosten mittaamiseen.

Siksi kannattaa vastata jo alussa kysymyksiin: mitä haluamme saavuttaa, kenelle ohjelma on tarkoitettu, mihin kehitystarpeisiin sen tulee vastata, millaisia mentoreita tarvitsemme, kuinka kauan ohjelman tulisi kestää ja mistä tiedämme sen onnistuneen?

2. Suunnittele koko prosessi – ei vain rekrytointia ja matchingia

Mentorointiohjelma on helppo typistää malliin rekrytointi → matching → muutama tapaaminen → loppukysely. Ammattimainen ohjelma edellyttää kuitenkin koko osallistujapolun suunnittelua.

Suunnittele etukäteen:

• ohjelman säännöt, reunaehdot ja aikataulu,
• rekrytointi, valintakriteerit ja mentoreista sekä menteistä kerättävät tiedot,
• molempien ryhmien valmistelu,
• matching-kriteerit ja -prosessi,
• parien yhteistyön aloitus ja mentorointisopimus,
• tavoitetyöskentely ja odotettu tapaamistiheys,
• viestintä, materiaalit ja tukityökalut,
• sitoutumista ylläpitävät toimet ja ongelmatilanteiden käsittely,
• seuranta, arviointi ja ohjelman virallinen päätös.

Näin mentoroinnista tulee irrallisten suhteiden sijaan jäsennelty kehitysprosessi.

Jos haluat yksityiskohtaisemman kuvauksen eri vaiheista, tutustu oppaaseen ”Mentorointiohjelma yrityksessä – miten suunnitella, toteuttaa ja kehittää sitä? Käytännön HR-opas”. Se on hyvä lisälähde järjestäjälle, joka haluaa käydä toteutuksen läpi vaihe vaiheelta.

3. Panosta oikeisiin osallistujiin, älä vain osallistujamäärään

Suuri hakijamäärä ei yksin kerro ohjelman laadusta. Mentoreita valittaessa työkokemus ei saisi olla ainoa kriteeri.

Hyvä mentori tarvitsee olennaista kokemusta ja tietoa, mutta myös kyvyn tukea toisen henkilön kehittymistä ottamatta vastuuta tämän päätöksistä.

Arvioi motivaatiota, valmiutta säännöllisiin tapaamisiin, aktiivista kuuntelemista, kysymysten esittämistä ja palautteen antamista, avoimuutta eri näkökulmille sekä kokemuksen sopivuutta mahdollisten menteiden tarpeisiin.

Menteiltä puolestaan tarvitaan todellinen kehitystarve, motivaatio ja halu osallistua aktiivisesti prosessiin.

4. Valmistele matching erityisen huolellisesti

Matching on yksi ohjelman herkimmistä vaiheista. Sen ei pitäisi perustua vain menteen tehtävänimikkeen ja mentorin työhistorian yhdistämiseen.

Ohjelmasta riippuen huomioi:

• menteen kehitystavoitteet,
• mentorin osaaminen ja kokemus,
• toimiala tai erikoistuminen,
• kiinnostuksen kohteet ja prosessia koskevat odotukset,
• osallistujien toiveet ja ajallinen saatavuus,
• mahdolliset eturistiriidat.

Kymmenien tai satojen osallistujien ohjelmassa manuaalinen matching muuttuu nopeasti työlääksi. Päätä jo rekrytointivaiheessa, mitä tietoja hyvään parinmuodostukseen todella tarvitaan.

Paraskaan matching ei takaa, että jokainen suhde toimii. Ohjelman tulee varautua tähän ja kertoa selkeästi, kenelle ongelmasta voi ilmoittaa ja miten rematching hoidetaan.

5. Älä oleta, että osallistujat tietävät jo, mitä hyvä mentorointi on

Tämä on yksi ammattimaisen ohjelman tärkeimmistä osista. Työkokemus ei automaattisesti tarkoita mentorointikokemusta.

Mentor voi olla erinomainen asiantuntija tai esihenkilö ja silti olla epävarma siitä, miten mentorointisuhdetta johdetaan. Mentee taas voi odottaa valmiita vastauksia ja suoria ohjeita.

Järjestäjän tulee varmistaa, että osallistujat ymmärtävät:

• mitä mentorointi on ja miten se eroaa koulutuksesta, coachingista, konsultoinnista tai johtamisesta,
• mentorin ja menteen roolit,
• kuka vastaa tavoitteista ja menteen päätöksistä,
• miltä hyvä mentorointitapaaminen voi näyttää,
• miksi luottamuksellisuus, luottamus ja laadukas palaute ovat tärkeitä.

Älä jätä tätä sattuman varaan. Ammattimaisen ohjelman tulisi tarjota ainakin hyvät perehdytysmateriaalit ja mieluiten onboarding, webinaari tai koulutus ennen aloitusta.

6. Tarjoa mentorointitekniikoita ja -työkaluja

Mentoroinnin periaatteiden tunteminen on vasta alku. Erityisesti ensikertalaiset saattavat yksinkertaisesti olla tietämättä, mitä seuraavassa tapaamisessa pitäisi tehdä.

Laatua voidaan parantaa merkittävästi tarjoamalla käytännön työkaluja, kuten:

• mentorointisopimuksen malli,
• tavoitteiden määrittelylomake,
• apukysymyksiä ja esimerkkirunko ensimmäiseen tapaamiseen,
• tekniikoita ongelman määrittelyyn ja tavoitteiden työstämiseen,
• keskustelumalleja ja itsereflektiotyökaluja,
• materiaaleja palautteen antamiseen,
• kysymyksiä edistymisen arviointiin ja seuraavan tapaamisen valmisteluun.

Korkeat mentoroinnin standardit eivät riipu vain osallistujien laadusta, vaan myös siitä ympäristöstä, jonka järjestäjä rakentaa heidän ympärilleen.

7. Käyttäkää mentorointisopimusta

Yhteistyön alussa jokaisen parin tulisi sopia perussäännöistä. Mentorointisopimuksen ei tarvitse olla monimutkainen juridinen asiakirja – sen tärkein tehtävä on selkeyttää odotuksia.

Sopikaa luottamuksellisuudesta, tapaamisten tiheydestä ja kestosta, ajanvarauksesta, yhteydenpidosta tapaamisten välillä, osapuolten vastuista, muistiinpanoista, odotetusta sitoutumisesta, palautteesta sekä prosessista vetäytymisen tai sen päättämisen säännöistä.

Näin moni mahdollinen ongelma ratkeaa jo ennen kuin se syntyy.

8. Opeta osallistujia työskentelemään tavoitteiden kanssa

Ilman tavoitteita mentorointi voi helposti muuttua sarjaksi kiinnostavia mutta irrallisia keskusteluja. Osallistujilla tulisi olla vähintään yleinen käsitys siitä, mitä he haluavat työstää.

Järjestäjä voi tarjota tavoitteenmäärittelymenetelmän, esimerkkejä hyvin muotoilluista mentorointitavoitteista, lomakkeita niiden kirjaamiseen ja tavan seurata edistymistä säännöllisesti.

Kannusta pareja palaamaan aika ajoin kysymyksiin: Missä olimme alussa? Missä olemme nyt? Mikä on muuttunut? Mitä haluamme vielä saavuttaa?

9. Älä jätä osallistujia yksin matchingin jälkeen

Yleinen ongelma on runsas tuki ennen käynnistystä ja lähes täydellinen hiljaisuus sen jälkeen. Todellisuudessa matching ei ole järjestäjän työn loppu – se on varsinaisen mentorointiprosessin alku.

Seuraa ohjelman aikana, ovatko parit aloittaneet, toteutuvatko tapaamiset säännöllisesti, pysyvätkö osallistujat aktiivisina, onko tavoitteet määritelty, ilmeneekö ongelmia ja tarvitaanko lisätukea.

Tämä ei tarkoita keskustelujen sisällön valvomista. Luottamuksellisuuden tulee säilyä mentorointisuhteen perustana. Järjestäjä tarvitsee kuitenkin riittävästi tietoa huomatakseen esimerkiksi, ettei pari ole tavannut useaan viikkoon, ja voidakseen reagoida ennen loppuarviointia.

10. Suunnittele toimia sitoutumisen ylläpitämiseksi

Usean kuukauden ohjelmassa on luonnollisesti aktiivisempia ja hiljaisempia jaksoja. Säännöllinen viestintä, muistutukset, oppimateriaalit, lisätyöpajat, yhteisötapaamiset, verkostoituminen, puolivälin tapaaminen, mentorien vertais- tai työnohjaus sekä vaikeuksia kohtaavien osallistujien konsultointi voivat auttaa.

Suunnittele myös virallinen aloitus ja päätös. Ne rytmittävät prosessia, vahvistavat yhteiseen hankkeeseen kuulumisen tunnetta ja luovat tilaa yhteisön rakentamiselle.

11. Määritä koko ohjelmalle laatustandardi

Ammattimaista ohjelmaa ei pitäisi arvioida vain muodostettujen parien määrällä. Määritä kaikille osallistujille yhteinen vähimmäisstandardi.

Se voi sisältää:

• pakollisen perehdytyksen ja ohjelman sääntöjen hyväksymisen,
• mentorointisopimuksen,
• prosessille määritellyn tavoitteen,
• vähimmäismäärän tai -tiheyden tapaamisille,
• pääsyn sopiviin materiaaleihin, tekniikoihin ja työkaluihin,
• säännöllisen työskentelyn tavoitteiden kanssa,
• mahdollisuuden saada tukea järjestäjältä,
• prosessin arvioinnin.

Näin ohjelman laatu ei riipu vain siitä, kenen mentorin tai menteen kanssa osallistuja sattuu tulemaan yhdistetyksi.

12. Hyödynnä teknologiaa sen sijaan, että hallinnoisit kaiken käsin

Mentorointiohjelmaa voi hallita lomakkeilla, taulukoilla, sähköposteilla, esityksillä ja kalentereilla. Pienessä ryhmässä tämä voi toimia, mutta ohjelman kasvaessa myös datan, viestien, mahdollisten parien, tapaamisten, tavoitteiden, kyselyiden ja hallinnollisten tehtävien määrä kasvaa nopeasti.

Siksi kannattaa harkita mentorointiohjelmiin tarkoitettua alustaa, kuten Mentiwayta.

Mentiway tukee järjestäjiä ja osallistujia monessa vaiheessa – rekrytoinnista ja matchingista onboardingiin, mentorointisopimukseen, tavoitetyöskentelyyn, tapaamisiin, mentorointityökaluihin, seurantaan ja arviointiin. Monet muuten käsin tehtävät vaiheet voidaan näin automatisoida tai niitä voidaan tukea järjestelmällä.

Teknologialla on myös tärkeä laatuetu: osallistujakokemus standardoituu. Mentorit ja menteet saavat yhteisen prosessin, säännöt, materiaalit, tekniikat ja työkalut, ja järjestäjä voi keskittyä laatuun ja tukea niitä kohtia, joissa apua todella tarvitaan.

Teknologia ei korvaa hyvää mentori–mentee-suhdetta, mutta se voi luoda sille paremmat edellytykset ja vähentää merkittävästi hallinnollista työtä.

13. Mittaa tuloksia, älä vain aktiivisuutta

Osallistuja- ja tapaamismäärät ovat hyödyllisiä mittareita, mutta ne eivät vielä kerro, oliko ohjelma vaikuttava.

Aktiivisuus

• mentorien ja menteiden määrä,
• muodostettujen parien määrä,
• tapaamisten määrä ja säännöllisyys.

Sitoutuminen ja prosessin laatu

• osallistujien aktiivisuus,
• matchingin arviointi ja tyytyväisyys suhteeseen,
• materiaalien ja työkalujen käyttö,
• tukea tarvitsevien parien määrä.

Tulokset

• tavoitteiden saavuttamisen aste,
• koettu osaamisen kehittyminen ja saadun tiedon hyödyllisyys,
• halukkuus osallistua uudelleen ja suositella ohjelmaa.

Ohjelman tavoitteesta riippuen mukaan voidaan ottaa myös pidemmän aikavälin organisaatiomittareita.

14. Kohtele ensimmäistä kierrosta tietolähteenä

Ensimmäinen toteutus ei todennäköisesti ole täydellinen – eikä sen tarvitsekaan olla. Tärkeämpää on luoda mekanismi, jonka avulla siitä voidaan oppia.

Arvioi ohjelman jälkeen, oliko tavoite määritelty hyvin, osallistuiko oikea kohderyhmä, olivatko mentorit ja menteet riittävästi valmisteltuja, miten matching toimi, mitä työkaluja puuttui, milloin sitoutuminen laski, miten viestintä arvioitiin ja mitä tulisi muuttaa ennen seuraavaa kierrosta.

Hyvä arviointi mahdollistaa sen, että jokainen seuraava toteutus voi olla edellistä parempi.

Mihin kannattaa kiinnittää erityistä huomiota? Järjestäjän lyhyt tarkistuslista

Tarkista ennen käynnistystä, että:

• ohjelmalla on selkeä tavoite ja tunnettu kohderyhmä,
• koko prosessi on suunniteltu, ei vain rekrytointia,
• valinta- ja matching-kriteerit ovat selkeät,
• mentorit ja menteet ymmärtävät roolinsa ja saavat perehdytyksen,
• selkeät säännöt ja mentorointisopimus ovat käytössä,
• osallistujat osaavat työskennellä tavoitteiden kanssa,
• heillä on mentorointitekniikoita ja -työkaluja käytössään,
• ongelmille ja rematchingille on olemassa toimintamalli,
• ohjelman tilaa voidaan seurata rikkomatta luottamuksellisuutta,
• sitoutumista tukevat toimet on suunniteltu,
• onnistumisen mittarit ja arviointitapa on määritelty.

Hyvä mentorointiohjelma vaatii suunnitellun ympäristön – ei vain ihmisten yhdistämistä

Järjestäjän tärkein tehtävä ei ole hallita jokaista mentorointisuhdetta. Sen tehtävä on luoda olosuhteet, joissa mentori ja mentee voivat rakentaa arvokkaan, turvallisen ja kehitykseen suuntautuneen suhteen.

Se edellyttää hyvää ohjelmasuunnittelua, osallistujavalintaa ja matchingia sekä selkeitä standardeja, tietoa, työkaluja, tekniikoita ja tukea koko prosessin ajan.

Mitä ammattimaisemmin ympäristö on rakennettu, sitä vähemmän laatu riippuu sattumasta. Silloin mentoroinnista voi tulla toistettava, skaalautuva ja arvokas osa ihmisten ja koko organisaation kehittämistä.